Nesta quarta-feira, (08), o diretor-presidente da Empresa de Gestão de Recursos do Piauí (Emgerpi), esteve reunido com equipe para definir etapas do processo de digitalização do arquivo físico da empresa. O objetivo da gestão administrativa é de modernizar seus processos internos, otimizar o acesso à informação e garantir mais segurança e agilidade no fluxo de trabalho.
A Escola de Governo tem sido parceira no processo de formação dos servidores que atuam no arquivo, que por meio de cursos e treinamentos os colaboradores estão sendo orientados sobre boas práticas de gestão documental, técnicas de organização e procedimentos de digitalização.
“É extremamente importante tanto para acessibilidade da sociedade quanto dos entes e órgãos do Estado, porque lembramos que a Emgerpi comporta arquivos de grandes empresas que atuaram no estado do Piauí e tem uma riqueza histórica tremenda, então a gente tende a ver necessidade de valorizar mesmo, todo esse acervo e o processo de digitalização é essencial para essa valorização”, explicou o professor da Escola de Governo, Mário Oliveira.
Além de contribuir com a modernização administrativa, a ação também reforça o compromisso da empresa com a sustentabilidade, ao reduzir significativamente o uso de papel e o espaço físico destinado ao armazenamento.
De acordo com a coordenadora do Arquivo Geral da Emgerpi, Aldenires Lima, a gestão segue na fase de planejamento de ações e gestões de documentos e arquivos, e também na instituição de uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).
“No arquivo, temos todo o cuidado em seguir rigorosamente as normas de manuseio e as diretrizes de responsabilidade na avaliação da destinação dos documentos. Com a capacitação técnica dos membros da CPAD, estarão preparados para analisar, avaliar e definir quais documentos devem ser preservados permanentemente e quais podem ser eliminados, de acordo com as normas vigentes”, explicou a coordenadora.
A iniciativa faz parte de um plano estratégico de inovação e gestão documental, que busca reduzir o volume de papel armazenado, facilitar a localização de documentos e contribuir para a preservação do patrimônio institucional.
“Com a digitalização, teremos mais eficiência, transparência e facilidade no acesso a essas informações, além de fortalecer nossas práticas de governança”, destacou o diretor-presidente, Antônio Torres.
O Arquivo Geral da Emgerpi preserva um acervo dos órgãos estaduais extintos: Cohab, Ceasa, Cidapi, Comdepi, Comepi ,Prodepi, Codipi, Piemtur, além dos documentos gerados pela própria Emgerpi, que armazenam cerca de 8.504 caixas contendo documentos contábeis, fichas de cadastro funcional, contratos e documentos diversos.
Ascom Emgerpi
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